HUISHOUDELIJK REGLEMENT: “DE KRING”

VERANTWOORDELIJKHEDEN / HUISREGLEMENT / AANSPRAKELIJKHEID

• De grote zaal biedt plaats aan maximaal 300 personen, de bovenzaal aan maximaal 60 personen.
• De inkomhal van DE KRING behoort tot het gemeenschappelijk gebruik. Het gebruik van de inkom behoort niet tot het afgehuurd gebruik van een zaal. Deze is alleen bestemd als doorgang of toegang tot eigen zaal.
• De sleutel kan men afhalen tijdens de openingsuren van het secretariaat en na betaling van de huurprijs/waarborg.
• Na de activiteit zal er een inspectieronde plaatsvinden samen met de huurder en moet de sleutel terug overhandigd worden. Aan de huurder zal een formulier, in tweevoud, ter ondertekening voorgelegd worden waarbij hij/zij zich akkoord verklaart met de inspectieronde, de stand van de gas-, elektriciteit- en de watertellers.
• De gehuurde ruimte dient door de huurder en zijn medehuurders met de vereiste zorg en zorgvuldigheid te worden gebruikt, met inachtneming van de rust voor de omgeving.
• Bij de zaal aanwezige en/of verstrekte huisreglementen zijn onverbrekelijk onderdeel van de huurovereenkomst en dienen daarom strikt te worden nagekomen. De huurder dient deze huisreglementen na te leven alsook zich in orde te stellen met “SABAM” en de billijke vergoeding indien er muziek gemaakt wordt.
• Het pand DE KRING is gelegen in de dorpskern en op minstens 50 meter van naburige woningen: Fuiven, overdreven drankpartijen en geluidsoverlast zijn streng verboden. De huurder dient er voor te zorgen dat hij/zij geen lawaai-overlast veroorzaakt aan de omwonenden. In België is een wet van toepassing die lawaai buitenshuis na 22.00 uur verbiedt. Indien de huurder de buurt ernstig zou verstoren, zal toegang tot de zalen in de toekomst ontzegd worden, het huurcontract zal daarbij als nietig beschouwd worden en de huurprijs zal in geen enkel geval terugbetaald worden.
• Deze locatie mag niet gebruikt worden voor foto-, film- of video-opnames met commerciële doeleinden zonder overleg met de verhuurder op straffe van boete.
• Het afsteken van vuurwerk, confettishooters en lachgas in de lokalen van DE KRING en in nabije buurt is ten strengste verboden.
• De verhuurder kan op geen enkele manier verantwoordelijk gesteld worden voor schade die door de huurder en/of aanwezigen is veroorzaakt tijdens zijn/haar huurperiode, zowel binnen als buiten het pand DE KRING en haar ruimtes.
• Indien tijdens de periode van huur toestellen die behoren tot DE KRING uitvallen of defect geraken, heeft u geen recht op compensatie ten gevolge van het defect zijn. U dient de verhuurder zo snel mogelijk op de hoogte te brengen.
• De verhuurder is op geen enkele manier aansprakelijk voor:
  • Verlies, diefstal, schade of letsel van welke aard dan ook berokkend aan huurders en/of aanwezigen van het pand DE KRING en haar ruimtes.
  • Gebeurlijke ongevallen of letsels die tijdens de verhuurperiode zijn voorgevallen in of rond het pand DE KRING en haar ruimtes en daarbuiten.
  • Enige verstoring, wijziging of verhindering van het huren van het pand DE KRING en haar ruimtes door de huurders indien dit het gevolg is van derden, natuurgeweld of onderbrekingen van nutsmaatschappijen.
  • Alle andere gevallen van overmacht.

HUUROVEREENKOMST

• Een huuroptie kan genomen worden voor maximaal 1 week.
• De huurovereenkomst gaat van kracht van zodra de eerste betaling is gebeurd.
• De huur dient binnen de 10 dagen te zijn voldaan op het vermelde rekeningnummer.
• Het bedrag van de borg dient 2 weken voor aankomst op op het vermelde rekeningnummer te staan.
• Is de boeking “last minute”, dan dient u het huurbedrag en de borg per direct over te schrijven.
• Onderverhuring door de huurder is nooit toegestaan.
• Weekendverhuur = vrij-, zater-, zon- of feestdag; mogelijk voor 1 of meerdere dagen
• Weekverhuur = maan-, dins-, woens- of donderdag; mogelijk voor 1 of meerdere dagen
• De huurder kan opteren om een dag te boeken op kalender als voorbereiding of opruim aansluitend aan het evenement indien de kalender dit toelaat.
• Elke verhuurperiode start om 10u en stopt om 10u op de dag van het einde van de huurperiode. Indien deze tijden niet gerespecteerd worden, zal elke extra kost die deze vertraging met zich meebrengt ten laste vallen van de huurder die zijn huurperiode niet respecteert.

WAARBORG

De waarborg dient steeds 2 weken op voorhand betaald zijn op de rekening van DE KRING. De waarborg wordt teruggestort binnen 2 weken na uw verblijf via overschrijving, tenzij er opmerkingen zijn:

• Eventueel defect of schade moet bij aankomst gemeld worden aan de verhuurder.
• De huurder dient het gehuurde goed als een goede huisvader te onderhouden en is verantwoordelijk voor alle schade die tijdens de verhuurperiode wordt veroorzaakt.
• De huurder is aansprakelijk voor alle verlies en/of schade aan de gehuurde ruimte en/of andere ruimtes van de verhuurder, ontstaan tijdens het gebruik daarvan door hem/haar en/of andere gebruikers, ongeacht of dit het gevolg is van handelen of nalaten van hem/haar en/of derden die zich met uw toestemming in het pand DE KRING en haar ruimtes bevinden.
• Alle schade dient voor het vertrek van de huurder aan de verhuurder gemeld te worden.
• Alle kosten voor herstel of her-aankoop komen ten laste van de huurder. Indien de schade de waarborg overstijgt, komen deze ook ten laste van de huurder van de zaal.

Indien de organisator in gebreke mocht blijven ingevolge nalatigheid of moedwillig verzwijgen van beschadigingen, opgetreden tijdens zijn ingebruikname, zal dit resulteren in het verlies van de waarborg & het gebruik in de toekomst ontzeggen.

Annuleringsvoorwaarden

• Bij opzegging van het contract krijgt u 50% van de waarborg terugbetaald, indien de opzeg minstens 2 maanden voor de aankomst gebeurt. Nadien is de volle 100% verschuldigd.
• U dient zelf te zorgen voor een annulatieverzekering.
• Indien de huurder de betalingstermijnen niet naleeft, behoudt de verhuurder zich het recht om de reservatie als geannuleerd te beschouwen.
• De verhuurder behoudt zich het recht om de huurovereenkomst op te zeggen in geval van overmacht of bij niet naleven van het huisreglement/politiereglement in het kader van deze of voorgaande huurovereenkomst.

DRANKEN

Dranken (bieren|frisdranken|waters) dienen afgenomen te worden bij onze brouwer De Smet Events NV en bestellingen kan je plaatsen:

• via mail: info@desmetevents.be
• via telefoon : 054 24 08 69

De bestelling dient 2 weken voor het evenement geplaatst te worden bij de brouwer. De huurder zal het leeggoed en de overgebleven drankbakken terugplaatsen in het keldertje. Het is mogelijk om extra frigo’s en/of diepvriezers te huren bij onze bierhandelaar; deze dienen na de activiteit onder de trap in de inkom geplaatst te worden.

Indien u ervoor kiest deze voorwaarde NIET te respecteren, zal dit resulteren in het verlies van de waarborg.

LAWAAI EN HINDER

Het pand DE KRING is gelegen in de dorpskern en op minstens 50 meter van naburige woningen. Fuiven, evenementen, overdreven drankpartijen en geluidsoverlast zijn ten strengste verboden. De huurder en aanwezigen dienen ervoor te zorgen dat hij/zij geen lawaai-overlast veroorzaakt aan de omwonenden. In België is een wet van toepassing die lawaai buitenshuis na 22.00 uur verbiedt. Gelieve het aantal decibels binnen de wettelijk bepaalde normen te houden, mede uit respect voor de omwonenden. Bij gebruik van een geluidsinstallatie is het maximum toegelaten vermogen volgens wettelijke bepaling 85 decibel, gelieve dan ook alle ramen en deuren dicht te houden.

De grote zaal is voorzien van een decibelmeter. Deze meter zal ten alle tijde het aantal decibels weergeven in de zaal zodat u als huurder/organisator ten volle kan genieten van het feest zolang de toegsetande geluidsnormen gerespecteerd worden. Het overschrijden van het toegestane geluidsniveau gedurende een welbepaald tijdsinterval heeft volgende gevolgen:

• Een 1^Ste overschrijding zal als gevolg hebben dat er een spot in de zaal aangaat.
• Een 2^de overschrijding zorgt ervoor dat de stroom wordt onderbroken, waardoor de muziek uitvalt.

Elke schade die veroorzaakt wordt aan de decibelmeter of aan andere faciliteiten van de grote zaal, komen ten laste van de huurder. Indien de schade de waarborg overstijgt, komen deze ook ten laste van de huurder van de zaal. De verhuurder kan op geen enkele manier verantwoordelijk gesteld worden voor mogelijkse schade aan de geluidsinstallatie tengevolge van bovenvemelde ingrepen van de decibelmeter.

Indien de huurder en aanwezigen de buurt ernstig zou verstoren, zal er bij klacht een PV worden opgesteld door de politie die ten laste valt van de huurder. Alle kosten gelinkt aan deze interventie, PV en mogelijkse boete komen ten laste van de huurder. Als gevolg, zal de huurder van de zaal ook de toegang tot de zalen in de toekomst ontzegd worden.

KEUKEN

In de keuken moet alle gebruikte materiaal afgewassen, afgedroogd en terug gezet worden op de voorziene plaats. De gebruikers zorgen zelf voor handdoeken, vaatdoeken, dweilen en afwasmiddel, behalve voor de afwasmachine. In de beide keukens zijn er EHBO-kits en branddekens aanwezig.

Het gebouw is aangesloten op aardgas, het gebruik & opslaan van flessen butaan- en/of propaangas is ten strengste verboden. Het is verboden bijkomende kook- en verwarmingstoestellen te plaatsen, tenzij dit vooraf uitdrukkelijk afgesproken is in de overeenkomst.

De keukenapparaten zoals gasvuur, dampkappen, ovens, koelkasten, diepvriezer, stoomoven en koelcellen moeten proper gereinigd worden; De frituurketel dient leeg gemaakt en gereinigd te worden met heet water, alsook de frituurmanden en opvangbakken onderaan. Alle vetten en frituurolie dienen door de gebruiker meegenomen te worden. Deze mogen in geen geval in de leidingen en riolering terecht komen.

De vloertegels en muurtegels/ spatwanden van de beide keukens dienen ook gereinigd te worden. Hiervoor zijn emmers, borstels en vloertrekkers ter beschikking.

Afwas-/Vaatwasmachine

De vaatwasmachines in de keukens zijn afgesteld naar de noden van de zaal en vragen correct gebruik. Er is een handleiding voorzien om u te begeleiden. Bij afloop van de huurperiode dienen de toestellen proper gereinigd te worden, het water in het afwasmachine laten weglopen en uitkuisen. Wij streven er naar om alle voorziene toestellen grondig te onderhouden. Mocht er tijdens de verhuring toch iets defect raken, dan kan er pas in de komende werkweek een technieker langs gestuurd worden om dit euvel op te lossen.  Wij staan in geen geval enige vorm van compensatie toe moest dit gebeuren. Indien een interventie nodig is door verkeerd gebruik door de huurder en/of aanwezigen, zullen deze kosten doorgerekend worden aan de huurder van de zaal.

WC’s

Op elke toilet is er wc-papier en wordt steeds aangevuld voor elk verhuur. Voor de handhygiëne is er zeep en papieren doekjes aanwezig, daar waar geen handblazers zijn.

GROTE ZAAL

De grote zaal in parketvloer, het balkon en het podium dienen alleen geborsteld te worden. De stenen vloer rond de bar en de keuken dient wel gedweild te worden. Tafels en stoelen dienen enkel om binnen te gebruiken en worden ook na afloop afgekuist en volgens aanduiding gestapeld en terug gezet te worden. Tafels neemt men op met twee personen en voor de stoelen is er in de grote zaal een steekwagen voorzien, zodat men de vloeren niet beschadigd.

KLEINE ZAAL

Tafels en stoelen dienen enkel om binnen te gebruiken en worden ook na afloop afgekuist en volgens aanduiding gestapeld en terug gezet te worden. Alsook de bovenzaal dient gedweild te worden na gebruik. Hiervoor zijn emmers, borstels en vloertrekkers ter beschikking.

Er is een draaiboek waarin het huisreglement, inboedel en inventaris met prijslijst van materiaal terug te vinden is. Ook foto’s van alle materiaal en meubilair hoe het op oorspronkelijke plaats stond. Gelieve deze bij opruim te gebruiken.

Het is ten strengste verboden iets aan de muren te bevestigen in eender welke ruimte van het pand DE KRING. In de zalen zijn borden aanwezig waar de huurder iets kan ophangen - Geen plakband op muren, ramen, kasten, tafels of stoelen. Alle kosten voor herstel komen ten laste van de huurder van de zaal. Indien de schade de waarborg overstijgt, komen deze ook ten laste van de huurder van de zaal.

Indien de bar, de keukens, het meubilair of het gebruikte materiaal niet grondig zijn schoongemaakt of op zijn plaats staan binnen de aangegeven verhuurperiode, wordt hiervoor afzonderlijk een bedrag van 150 euro ingehouden op de waarborg.

Wanneer wij iemand moeten inschakelen voor de  opkuis van deze accommodaties en het op plaats zetten van materiaal en meubilair, zal aan de huurder hiervoor een schoonmaakkost van 35 euro per werkuur aangerekend worden.

VEILIGHEID: ALARMSYSTEEM EN RICHTLIJNEN VAN DE BRANDWEER

Het gebouw is beveiligd met een alarmsysteem waarvan iedere gebruiker de taak heeft om deze te activeren en te deactiveren bij verhuur van de infrastructuur. Elke gebruiker zal ook bij de sleutels een badge krijgen om het alarmsysteem te bedienen, het bestuur/personeel van DE KRING  kan op elk moment het gebruik van deze badge nagaan via een digitaal systeem. Bij verlies van de badge vragen wij om dit zo snel mogelijk te melden via het gsm nummer van het secretariaat. Bij verlies van de badge of de sleutels zal een som van 25 euro aangerekend worden.

Het gebouw is beveiligd met een brandalarmsysteem waarvan rook en warmte sensoren over de hele infrastructuur verdeeld zijn. Het is verboden om te roken, kaarsen & rookmachines te gebruiken en vuurwerk af te steken.

Het alarmsysteem bestaat ook uit vaste camera’s wat ook aangegeven staat bij het betreden van de zalen van DE KRING. De camera’s hebben als doel om de naleving van het huishoudelijke regelement te kunnen nagaan alsook overlast te voorkomen, vast te stellen of op te sporen. De beelden van de camera’s kunnen bijgevolg aangewend worden bij geschillen tussen huurder & verhuurder alsook bij vaststellingen door de politiediensten. Het feit dat u een plaats binnenkomt waar een pictogram u over het gebruik van een bewakingscamera inlicht, wordt aanzien als een voorafgaande toestemming.

HET AFSLUITEN

De organisator/huurder zorgt dat de aanwezigen de lokalen verlaten hebben voor het aflopen van de verhuurperiode (zie paragraaf “Huurovereenkomst” voor de details).  Er is een draaiboek waarin het huisreglement, inboedel en inventaris met prijslijst van materiaal terug te vinden is. Ook foto’s van alle materiaal en meubilair hoe het op oorspronkelijke plaats stond. Gelieve deze bij opruim te gebruiken. De verwarming wordt op 10°C gezet, lichten worden gedoofd en ramen en deuren worden gesloten. Alle afval, glasafval (glascontainer bevindt zich ingang park), karton/papier worden door de huurders terug meegenomen.

Het alarmsysteem activeren bij het afsluiten van de voordeur in de grote inkomhal. De sleutels dienen terugbezorgd te worden de eerste werkdag na einddatum van de huurperiode met een aansluitende inspectieronde van beide partijen. Dit voor 10u tenzij anders bepaald werd in de overeenkomst. Bij verlies van de badge of de sleutels zal een som van 25 euro aangerekend worden.

Copyright © De kring.